Hoe het klas­sie­ke per­so­neels­hand­boek helpt bij (on)gewenste omgangs­vor­men? In deze blog lees je wat de meer­waar­de is voor jouw orga­ni­sa­tie en hoe je dit in de prak­tijk regelt.

 

Door dui­de­lij­ke afspra­ken over (on)gewenst gedrag te maken, zorgt een werk­ge­ver voor hou­vast, dui­de­lijk­heid en trans­pa­ran­tie. Die afspra­ken kun­nen wor­den vast­ge­legd in een per­so­neels­hand­boek, code of con­duct, gedrags­co­des, klacht­re­ge­lin­gen of ande­re vorm van huis­hou­de­lijk regle­ment. Het maakt niet uit hoe je het docu­ment noemt, als het maar dui­de­lijk is wáár de afspra­ken over de omgangs­vor­men zijn opge­no­men. Dit kan ook in ver­schil­len­de, naast elkaar bestaan­de, docu­men­ten.

 

Het heb­ben van een per­so­neels­hand­boek is geen wet­te­lij­ke ver­plich­ting, maar kan wel een hoop voor­de­len heb­ben. In deze blog lees je waar­om een per­so­neels­hand­boek, inclu­sief afspra­ken over (on)gewenste omgangs­vor­men, ook van meer­waar­de kan zijn voor jouw orga­ni­sa­tie.

 

Het per­so­neels­hand­boek

Een per­so­neels­hand­boek bevat door­gaans een breed sca­la aan belang­rij­ke infor­ma­tie voor een onder­ne­ming. Vaak is dit een com­bi­na­tie van arbeids­voor­waar­den en belang­rij­ke inter­ne bedrijfs­re­gels, pro­ce­du­res, afspra­ken en instruc­ties die voor alle werk­ne­mers bin­nen het bedrijf gel­den.

 

Die regels, pro­ce­du­res en afspra­ken moe­ten pas­sen bij het bedrijf, de werk­ne­mers en het soort werk­zaam­he­den. Het opstel­len van het per­so­neels­hand­boek moet dus zorg­vul­dig gebeu­ren. Ondanks dat spra­ke is van maat­werk, vind je vaak de vol­gen­de onder­wer­pen terug in een per­so­neels­hand­boek:

 

• Werk­tij­den en over­uren
• Thuis­wer­ken
• Oplei­din­gen en stu­die­kos­ten
• Ziek­te­ver­zuim
• Vakan­tie, ver­lof en feest­da­gen
• Omgang met inter­net en zake­lij­ke email
• Alco­hol- en drugs­be­leid
• Vei­lig­heid op de werk­vloer
• Klok­ken­lui­ders­re­ge­ling
• Gedrags­re­gels en klach­ten­re­ge­ling (lees hier­on­der meer)

 

Afspra­ken over (on)gewenste omgangs­vor­men

Onge­wens­te omgangs­vor­men op het werk kun­nen lei­den tot (werk)stress, en dat kan weer voor gezond­heids­klach­ten zor­gen. Dit wordt ook wel psy­cho­so­ci­a­le arbeids­be­las­ting (PSA) genoemd. Op grond van de Arbo­wet­ge­ving zijn werk­ge­vers ver­plicht om beleid te voe­ren dat dit voor­komt. Dat beleid wordt door een werk­ge­ver opge­steld op basis van een risi­co-inven­ta­ri­sa­tie en -eva­lu­a­tie (RI&E), waar­in risico’s ten aan­zien van PSA in kaart moe­ten wor­den gebracht.

 

Op basis van die risico’s moet ver­vol­gens een plan van aan­pak wor­den opge­steld. Daar­in wor­den ook maat­re­ge­len opge­no­men die zijn getrof­fen om PSA, zoals onge­wenst gedrag, tegen te gaan. Een effec­tie­ve maat­re­gel is vaak het opstel­len van een dui­de­lij­ke gedrags­co­de en klach­ten­pro­ce­du­re.

 

Deze rege­lin­gen maken daar­om vaak een belang­rijk onder­deel uit van het per­so­neels­hand­boek. In de gedrags­co­de en klach­ten­re­ge­ling wordt beschre­ven hoe werk­ne­mers zich moe­ten gedra­gen, welk gedrag niet wordt geto­le­reerd en waar werk­ne­mers terecht kun­nen met een klacht. Ook wordt vaak een ver­trou­wens­per­soon benoemd.

 

Voor­de­len per­so­neels­hand­boek, inclu­sief afspra­ken over (on)gewenste omgangs­vor­men

Het heb­ben van een per­so­neels­hand­boek, inclu­sief afspra­ken over (on)gewenste omgangs­vor­men, heeft ver­schil­len­de (arbeids­rech­te­lij­ke) voor­de­len, waar­on­der:

 

• Door het bun­de­len van infor­ma­tie, afspra­ken en regle­men­ten in één docu­ment zorg je voor een dui­de­lijk over­zicht van het (personeels)beleid. Dit biedt hou­vast.
• Door het vast­leg­gen van arbeids­voor­waar­den en afspra­ken in een per­so­neels­hand­boek, kun­nen (tem­pla­te) arbeids­over­een­kom­sten ver­kort en ver­dui­de­lijkt wor­den.
• In arbeids­con­flic­ten sta je als werk­ge­ver veel­al ster­ker als je afspra­ken van tevo­ren dui­de­lijk hebt vast­ge­legd in een per­so­neels­hand­boek.
  Van belang is dan wel dat werk­ne­mers bekend zijn met die afspra­ken en de werk­ge­ver ook han­delt con­form de gemaak­te afspra­ken. Het per­so­neels­hand­boek kan dan bij­voor­beeld die­nen als bewijs­stuk in ont­slag­za­ken en kan een bruik­baar docu­ment zijn bij het opleg­gen van (ande­re) dis­ci­pli­nai­re maat­re­ge­len, zoals het geven van een offi­ci­ë­le waar­schu­wing.
• Een per­so­neels­hand­boek kan hel­pen bij het nale­ven van (arbeids)wetgeving. Denk bij­voor­beeld aan voor­schrif­ten met betrek­king tot vei­lig­heid, gezond­heid, gelij­ke behan­de­ling en kle­ding.

 

Aan­dachts­pun­ten bij imple­men­ta­tie

Wil je een per­so­neels­hand­boek met regels voor (on)gewenst gedrag imple­men­te­ren in jouw orga­ni­sa­tie? Dan zijn de vol­gen­de aan­dachts­pun­ten belang­rijk om mee te nemen:

 

• Ver­za­mel (bestaan­de) afspra­ken en rege­lin­gen die gel­den in jouw onder­ne­ming.
• Zorg ervoor dat de inhoud van het per­so­neels­hand­boek vol­doet aan alle rele­van­te wet- en regel­ge­ving én aan de inhoud van de col­lec­tie­ve arbeidsovereenkomst(en) (indien van toe­pas­sing).
• Zorg dat de inhoud van het per­so­neels­hand­boek past bij jouw onder­ne­ming en begrij­pe­lijk is voor alle werk­ne­mers. Mocht je werk­ne­mers in dienst heb­ben die geen Neder­lands kun­nen lezen? Zorg dan (ook) voor een ver­ta­ling.
• Maak het per­so­neels­hand­boek onder­deel van de (tem­pla­te) arbeids­over­een­kom­sten en ver­strek een kopie van de meest recen­te ver­sie voor­af­gaand aan onder­te­ke­ning van de over­een­komst. Zorg ervoor dat de werk­ne­mers schrif­te­lijk beves­ti­gen dat ze het per­so­neels­hand­boek heb­ben ont­van­gen, gele­zen en begre­pen.
• Zorg ervoor dat werk­ne­mers weten waar ze het per­so­neels­hand­boek kun­nen vin­den en dat dit docu­ment gemak­ke­lijk toe­gan­ke­lijk is voor werk­ne­mers, bij­voor­beeld via het intra­net.
• Intro­du­ceer het per­so­neels­hand­boek als onder­deel van het onboar­ding-pro­gram­ma voor nieu­we werk­ne­mers en bespreek de belang­rijk­ste onder­de­len, zoals de gedrags­co­de en klacht­re­ge­ling.
• Orga­ni­seer een pre­sen­ta­tie of trai­ning om het per­so­neels­hand­boek door te nemen met werk­ne­mers, zodat de inhoud hel­der is en zij vra­gen kun­nen stel­len.
• Zorg ervoor dat het per­so­neels­hand­boek up to date is. Con­tro­leer de inhoud dus regel­ma­tig.
• Ga je wij­zi­gin­gen aan­bren­gen? Zorg dan dat je de werk­ne­mers hier­over infor­meert en ver­strek een aan­ge­pas­te ver­sie. Als je arbeids­voor­waar­den uit het per­so­neels­hand­boek wilt wij­zi­gen, dan is in prin­ci­pe akkoord nodig van de werk­ne­mers. Gaat het om een wij­zi­ging die valt onder de instruc­tie­be­voegd­heid van de werk­ge­ver (bij­voor­beeld ten aan­zien van kle­ding, vei­lig­heid of gedrag), dan is akkoord van de werk­ne­mers niet nodig.
• Zorg dat je de bepa­lin­gen zoals opge­no­men in het per­so­neels­hand­boek con­se­quent toe­past en hand­haaft.
• Let op: als het per­so­neels­hand­boek onder­wer­pen bevat die val­len onder het instem­mings­recht van de onder­ne­mings­raad, dan moet een besluit tot vast­stel­ling, wij­zi­ging of intrek­king daar­van aan de onder­ne­mings­raad wor­den voor­ge­legd. Het gaat bij­voor­beeld over rege­lin­gen ten aan­zien van arbeids­tij­den, arbeids­voor­waar­den, ziek­te­ver­zuim en behan­de­ling van klach­ten. Onder bepaal­de voor­waar­den moet ook de per­so­neels­ver­te­gen­woor­di­ging betrok­ken wor­den.

 

Heeft u vra­gen over het vast­leg­gen van afspra­ken over (on)gewenst gedrag en/of het (imple­men­te­ren) van een per­so­neels­hand­boek? Wij den­ken graag met u mee.

 

Deze blog is ook ver­sche­nen op CHRO en HR Praktijk.